La Problématique

Chaque mission est consignée sur un document matérialisant le contrat de transport :

la lettre de voiture ;

le récépissé de transport.

Une fois émargé, ce document, qui fournit la preuve de l’exécution du transport, doit être dépouillé, transmis au service de comptabilité pour rapprochement avec les commandes et facturations, puis archivé. Ce traitement est un processus long, coûteux et source d’erreurs, sans oublier que la recherche d’un document reste fastidieuse.

La solution DACTYLES

Une fois les bons de livraisons émargés numérisés (Dactyles s’interface avec tout type de scanner) ils sont enregistrés dans un répertoire en vue d’être automatiquement indexés via leur code à barre. En effet après avoir défini les critères nécessaires à la reconnaissance du type de code à barre à traiter, celui-ci est identifié puis, selon les règles, l’indexation automatique est appliquée. Le document numérisé est alors indexé, archivé et consultable depuis l’application Wintrans. Les bons de livraisons seront ensuite envoyés via WebService sur un serveur centralisé pour être consultable par internet.

Plus concrètement, la reconnaissance automatique du numéro d’ordre, en liaison avec le système d’information central, permet d’apparier les documents émargés avec l’ordre de transport correspondant afin de les archiver et de pouvoir les retrouver aisément. Les services de comptabilité ont ainsi tous les éléments nécessaires pour procéder directement à la facturation. Par exemple, une fois en possession de tous les BL associés à une facture, ceux-ci peuvent être envoyés au client pour simplifier le paiement. Cet outil ouvre des perspectives nouvelles en terme de service au client, telle que la mise à disposition des preuves de livraison sur un portail web. Ces nouvelles fonctionnalités, qui sont aujourd’hui un avantage concurrentiel, seront demain des pré-requis pour accéder à certains appels d’offre.

Avantage de la solution DACTYLES :

Diminution des coûts d’environ 65%

Grâce à l’automatisation du processus et à la disponibilité immédiate des documents sous format électronique.

Disponibilité immédiate,

Via l’application Wintrans ou via internet, des bons de livraison signés, avec possibilité de les envoyer aux clients qui le désirent.

• Contrôle des bons de livraison

Reçus signés par rapport à ceux émis, en tenant compte des délais convenus pour les présenter.

• Simplification et amélioration de la productivité

Du traitement des documents et de la gestion des encaissements (Règlement simplifié suite à l’envoi des BL associés à une facture). Diminution des impayés dus à des divergences avec les clients, provoqués par l’absence du bon de livraison signé.